TMMOB
Gıda Mühendisleri Odası

TMMOB Gıda Mühendisleri Odası Kongre, Çalıştay, Kurultay, Sempozyum Ve Konferans Düzenleme Yönergesi

MERKEZ
Yayına Giriş: 12.03.2024 Son Güncelleme: 12.03.2024

TMMOB Gıda Mühendisleri Odası

Kongre, Çalıştay, Kurultay, Sempozyum Ve Konferans

Düzenleme Yönergesi

 

1.BÖLÜM

Kapsam, Tanımlar ve Etkinlik Düzenleme Kararı

 

Kapsam

MADDE 1- (1) Bu Yönetmelik, TMMOB Gıda Mühendisleri Odası tarafından yürütülen etkinliklerin düzenleme yöntemlerini, organların belirlenmesini, Oda birimlerinin genel merkez adına etkinliği düzenleme ve katılma yöntemlerini kapsar. Gıda Mühendisleri Odası Şube ve Temsilciliklerinin yapacakları seminer, panel, söyleşi, eğitim, sergi vb. çalışmalar bu yönetmelik kapsamı dışındadır.

 

Tanımlar

MADDE 2- Bu Yönetmelikte geçen;

Oda: TMMOB Gıda Mühendisleri Odası’nı (GIDAMO),

Etkinlik: Oda Merkezi, Şubeler ve Temsilcilikleri tarafından yapılması tasarlanan Kongre, Çalıştay, Kurultay, Sempozyum ve Konferans çalışmalarını,

Etkinlik Düzenleme Kurulu: Etkinliğin tüm hazırlık sürecinden ve uygulanmasından sorumlu kurulu,

Etkinlik Yürütme Kurulu: Etkinliğin uygulama sorumluluğunu üstlenen kurulu,

Etkinlik Bilim ve Danışma Kurulu: Etkinlik kapsamında bilimsel ve teknik süreçleri, alınan bildirilerin değerlendirilmesi, etkinliğin derinlemesine incelenmesi, uzmanların görüşlerinin alınması ve kamuoyunda tartışma koşullarının sağlanması amacıyla oluşturulacak kurulu,

Etkinlik Sekreteri: Etkinlik organizasyonunu ve yazışmalarını yürütecek kişiyi,

Destekleyen Kuruluşlar: Etkinliğe destek verecek kuruluşları,

Etkinlik Sponsoru: Etkinliğe maddi ve/veya ayni destek verecek kurum ve kuruluşları,

ifade eder.

 

Kongre: Belirli bir bilim dalında ya da bilim dallarında yapılan özgün araştırmaların, araştırmayı yapan kişilerce diğer bilim insanlarına sunulması amacıyla yapılan tartışmalı toplantılara,

Kurultay: Kuruluşun, gündemindeki sorunları, temel konuları konuşmak ve yeni kurullar seçmek üzere belli sürelerle veya gerektikçe yaptığı genel toplantılara,

Sempozyum: Belirli bir konuyu aydınlatmak amacıyla, bilim insanı ve araştırmacıların bir araya geldikleri ve konuşmacıların konunun belirli bölümlerini sundukları tartışmalı etkinliklere,

Ulusal Etkinlik: Etkinlik Düzenleme Kurulu, kurumların ve ülkenin kaynaklarını etkinlik yararına harekete geçirebilecek yetkinlikte; Etkinlik Bilim Kurulu ise, ülke çapındaki konu ile ilgili kurumların önemli kısmını temsil eder nitelikte olan ve konuşmacı/katılımcı sayısı yüksek, program ve içerdiği faaliyetler bakımından bilime katkı sağlama potansiyeli yüksek etkinliklere,

Uluslararası Etkinlik: Katılımcıların sayı ve ülkeler bazında dengeli bir dağılımının ve farklı lisanlarda sunum, konuşma, oturum vb. bölümlerin olduğu etkinliklere,

Ortak Etkinlik: Diğer Odalar ve Kurum/Kuruluş veya Demokratik Kitle Örgütleri ile birlikte yapılan etkinliklere,

Yerel Etkinlik: Yerel gündemli ve/veya yerel katılımcıların olduğu etkinliklere,

denilir.

 

Etkinlik Düzenleme Kararı

MADDE 3- (1) Etkinlikler, GIDAMO Genel Kurulu, Oda Yönetim Kurulu, Şube ve Temsilciliklerin önerileri ve istekleri değerlendirilerek Oda Yönetim Kurulu kararı ile düzenlenir.

(2) Şube ve Temsilcilikler bu Yönetmeliğe aykırı etkinlik düzenleyemez. Oda Yönetim Kurulu, etkinlikleri merkez olanakları ile yapabileceği gibi, organizasyonun sağlanması için herhangi bir Şube Yönetim Kurulu‘na da görev verebilir.

(3) Etkinlik düzenleme kararı, Oda Yönetim Kurulu tarafından etkinlik başlangıç tarihinden en az altı ay önce alınır. Kararı alınmış etkinlik, Düzenleme Kurulu ile Bilim ve Danışma Kurulu’nun ortak önerisi, Oda Danışma Kurulu’nun eğilimi doğrultusunda, -afet, seferberlik vb. olağanüstü hal durumları haricinde- etkinlik düzenleme tarihinden en az bir ay önce Oda Yönetim Kurulu tarafından ertelenebilir veya iptal edilebilir.

(4) Oda Yönetim Kurulu kararı ile çeşitli kuruluşlar tarafından düzenlenen etkinliklere GıdaMO olarak katkıda bulunulabilir ve Etkinlik Düzenleme Kurullarında yer alınabilir. Şube ve Temsilcilikler bu tür etkinliklere katkıda bulunmak ya da Etkinlik Düzenleme Kurullarında yer almak için Oda Yönetim Kurulundan yetki almak zorundadır.

 

  1. BÖLÜM

Etkinlik Organları, Görevleri, Yetki ve Sorumlulukları

Organlar

MADDE 4- (1) Etkinlik organları şunlardır;

  1. a) Etkinlik Düzenleme Kurulu
  2. b) Etkinlik Yürütme Kurulu
  3. c) Etkinlik Bilim ve Danışma Kurulu

ç) Etkinlik Sekreteri

  1. d) Destekleyen Kuruluşlar
  2. e) Etkinlik Sponsoru

 

Etkinlik Düzenleme Kurulu

MADDE 5- (1) Etkinlik Düzenleme Kurulu, Oda Yönetim Kurulu ve/veya Şube Yönetim Kurulu‘nun önerileri doğrultusunda Oda Yönetim Kurulu ve Şube Yönetim Kurulu üyeleri ve/veya etkinliğin özelliğine göre, üniversiteler, ilgili kamu ve özel kuruluşları temsilcileri ile konunun uzmanı kişilerden oluşturulur.

(2) Etkinlik Düzenleme Kurulu Başkanı Oda Yönetim Kurulu tarafından görev verilmiş Oda Yönetim Kurulu veya Şube Yönetim Kurulu üyesidir. Etkinlik Düzenleme Kurulu, Etkinlik Düzenleme Kurulu Başkanı tarafından toplantıya çağrılır.

(3) Gıda Mühendisleri Odası, Şube ya da Şubelerini etkinlik düzenlemek için görevlendirebilir. Bu durumda Şube Yönetim Kurulu’nca, en az bir Şube Yönetim Kurulu üyesinin de yer aldığı Etkinlik Düzenleme Kurulu oluşturulur. Kurulda yer alan Şube Yönetim Kurulu üyesi veya Şube tarafından görevlendirilmiş personel kurul toplantılarının rapor ve değerlendirmelerini Şube Yönetim Kurulu bilgisiyle düzenli olarak Oda Yönetim Kurulu’na iletir.

(4) Etkinlik Düzenleme Kurulu Oda Yönetim Kurulu’na ve Oda adına Etkinlik yürütücülüğünü üstlenen Şube Yönetim Kurulu’na karşı sorumlu olarak çalışır. Etkinlik Düzenleme Kurulunun görevi Oda Yönetim Kurulu kararı ile başlar ve düzenlenen etkinliğin bitmesi ile sona erer.

(5) Etkinlik Düzenleme Kurulu, Etkinlik Bilim ve Danışma Kurulu için isim önerileri hazırlayarak Oda Yönetim Kurulu’na ve/veya Şube Yönetim Kurulu’na sunar.

(6) Etkinlik Düzenleme Kurulu, Etkinliğe ilişkin olarak belirleyeceği; amaç, kapsam, yer, tarih, süre, Etkinlik Yürütme Kurulu, düzenleme takvimi, Etkinlik Bilim Kurulu, Destekleyen Kuruluşlar, gelir-gider bütçesi, Etkinlik Bildiriler Kitabı veya varsa Etkinlik Kitabı, reklam ve sergi katılım şartnameleri ile etkinlik programını ayrı ayrı Oda Yönetim Kurulu onayına sunar.

(7) Etkinlik Düzenleme Kurulu’nun etkinlik kapsamındaki mali ihtiyaçları Oda Mali İşler Yönetmeliği hükümlerine göre Oda Yönetim Kurulu’nun bilgisi ve onayı ile karşılanır.

(8) Etkinlik Düzenleme Kurulu, etkinliğin tamamlanmasını izleyen en geç iki ay içinde ilgili kurullarla ortak çalışmalar yaparak etkinlik sonuç bildirgesini hazırlar ve Oda ve/veya Şube Yönetim Kurulu’na sunar. Etkinlik sonuç bildirgesi Oda’nın web sitesinde ve/veya yayın organlarında yayımlanır.

 

Etkinlik Yürütme Kurulu

MADDE 6- (1) Etkinlik Yürütme Kurulu, Etkinliğin amacıyla ilgili etkinliğe yön verme ve bu yönetmeliğin MADDE 5 altıncı fıkrasında belirlenen çalışmaları gerçekleştirmek amacı ile Etkinlik Düzenleme Kurulu’nun önerisi doğrultusunda oluşturulur.

(2) Etkinlik Yürütme Kurulu Etkinlik Sekreteri tarafından toplantıya çağrılır ve yapılan çalışmalar, alınan kararlar Etkinlik Düzenleme Kurulu’na sunulur.

(3) Etkinlik Yürütme Kurulu üyeleri, Etkinlik Bilim Kurulunun doğal üyesidir.

(4) Etkinlik Yürütme Kurulu’nun etkinlik kapsamındaki mali ihtiyaçları Oda Mali İşler Yönetmeliği hükümlerine göre Oda Yönetim Kurulu’nun bilgisi ve onayı ile karşılanır.

 

Etkinlik Bilim ve Danışma Kurulu

MADDE 7- (1) Etkinliğe bildiri sunulması durumunda, bildirilerin değerlendirilmesi, düzenlenen etkinliğin derinlemesine incelenmesi ve ilgili uzmanların görüşünün alınması amacıyla Etkinlik Düzenleme Kurulu tarafından Etkinlik Bilim ve Danışma Kurulu oluşturulur.

(2) Etkinlik Bilim ve Danışma Kurulu, üniversitelerin ilgili ana bilim dallarında görevli akademisyenlerden, konusunda uzman Oda üyelerinden, konuyla ilgili kurum, kuruluş temsilcileri ile diğer uzman kişilerden oluşur.

(3) Etkinlik Düzenleme Kurulu, çalışmalarında Etkinlik Bilim ve Danışma Kurulu eğilimlerini dikkate alır.

 

Etkinlik Sekreteri

MADDE 8- (1) Etkinlik Sekreteri, Oda ve/veya Şube Yönetim Kurulu tarafından Etkinlik Düzenleme Kurulu önerisi doğrultusunda Oda ve/veya Şube Yönetim Kurulu üyeleri arasından seçilebilir yada Oda personeli arasından atanabilir.

(2) Etkinlik Sekreteri, etkinliğin düzenlenmesi sürecinde yapılacak tüm işlerden Etkinlik Düzenleme Kurulu‘na ve Etkinlik Yürütme Kurulu’na karşı sorumludur. Etkinlik Düzenleme Kurulu’nun vereceği görevleri gerçekleştirir.

(3) Etkinlik Düzenleme, Yürütme, Bilim ve Danışma Kurulları toplantılarının tutanaklarını tutar, etkinlik yazışmalarının koordinasyonunu sağlar.

 

Destekleyen Kuruluşlar

MADDE 9- (1) Destekleyen Kuruluşlar etkinliğin amacına uygun olarak, Düzenleme Kurulu önerileri doğrultusunda kamu, özel kurum ve kuruluşlar arasından belirlenir ve Oda ve/veya Şube Yönetim Kurulu tarafından onaylanır.

(2) Destekleyen kuruluşlara alınacakların ilkeleri ve koşulları Etkinlik Düzenleme Kurulu ve Oda adına Etkinlik yürütücülüğünü üstlenen Şube Yönetim Kurulu’nun önerileri doğrultusunda Oda Yönetim Kurulu tarafından belirlenir.

 

Etkinlik Sponsoru

MADDE 10- (1) Sponsorluk katılım şartnameleri ile Sponsorluk hizmeti alınacak olan kurum, firma v.b. kuruluşlarla imzalanacak olan sözleşmeler Etkinlik Düzenleme Kurulu ve Oda adına Etkinlik yürütücülüğünü üstlenen Şube Yönetim Kurulu bilgisi dahilinde Oda Yönetim Kurulu tarafından imzalanır.

 

  1. BÖLÜM

Etkinlik Duyuruları

Etkinlik Yazışma ve Duyuruları

MADDE 11- (1) Etkinlik adına yapılacak her türlü yazışma Oda Yönetim Kurulu adına Yönetim Kurulu Başkanı veya Etkinlik Düzenleme Kurulu Başkanı imzası kullanılır.

(2) Etkinlik duyurularında Etkinlik Düzenleme Kurulu, Etkinlik Bilim ve Danışma Kurulu üyelerinin isimleri ile destekleyen kuruluşlar belirtilir.

(3) Duyurularda Etkinlik Düzenleme Kurulu Üyelerinin Oda görevi Etkinlik Bilim Kurulu‘nu oluşturanların mesleği veya gerekiyorsa bağlı olduğu kuruluşun adı belirtilir. Etkinlik Yürütme Kurulu sadece kişi adı mesleği ve unvanı ile birlikte yazılır.

(4) Etkinliğin yapılma kararından gerçekleşmesine kadar olan süreçte var ise etkinlik web sitesinde, Oda web sitesinde, Oda ve ilgili şubelerin yayın organları ve sosyal medya hesaplarında etkinlik duyurularına yer verilir.

 

  1. BÖLÜM

Çeşitli Hükümler

Etkinliğin Bütçesi

MADDE 12- (1) Etkinliğin bütçesi Oda tarafından hazırlanır ve yürütülür. Şube ya da şubelerin etkinlik düzenlemek için görevlendirilmesi durumunda, etkinliğin bütçesi Oda Yönetim Kurulu onayından sonra şube ya da şubeler tarafından yürütülür ve etkinlik sonunda gelir ve gider tablosu Oda Yönetim Kurulu’na iletilir. Etkinliğin gerçekleşen bütçesinin tahmini bütçesini aşmamasına özen gösterilir.

 

Yürürlük

MADDE 13- (1) Bu yönetmelik, yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

 

Yürütme

MADDE 14- (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Türk Mühendis ve Mimar Odaları Birliği Gıda Mühendisleri Odası Yönetim Kurulu yürütür.

 

Okunma Sayısı: 148